Die Aufgabengebiete von Virtuellen Assistenten können so unglaublich vielfältig sein, dass eine Berufsbeschreibung nur in einer sehr allgemeinen Form möglich ist. Und dank dieser Vielfalt kannst du ganz leicht 100 Aufgaben outsourcen und dir damit Freiräume für die wirklich wichtigen Dinge schaffen.
Sind wir einmal ehrlich: viele deiner täglichen Aufgaben müssen zwar erledigt werden, doch fehlt es entweder an der Begeisterung dafür oder schlicht an der Zeit. Denn das Ziel deines Business sind der Kontakt mit deinen Kunden und das Erwirtschaften von Einnahmen – und nicht das Herumärgern mit zeitintensiven Aufgaben, die dich von deinem Kerngeschäft abhalten.
Also konzentriere dich auf deine Stärken und lagere andere Aufgaben aus.
Inhaltsverzeichnis
Ganz einfach 100 Aufgaben outsourcen
Virtuelle Assistenten freuen sich über deine ungeliebten Aufgaben
Normalerweise heißt es „Was des einen Freud ist des anderen Leid“. Aber drehen wir den Spruch doch einmal herum: „Was des einen Leid ist des anderen Freud“. So wird offensichtlich, dass ausgerechnet deine ungeliebten Aufgaben die Augen einer Virtuellen Assistentin zum Leuchten bringen können. Klingt nach einer Win-Win-Situation!
Daneben gibt es natürlich noch weitere Gründe, die für die kurz- oder längerfristige Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistentin sprechen. Schau dir dazu gerne meinen Artikel 8 Gründe für die Arbeit mit einer Virtuellen Assistentin an.
100 Aufgaben für Virtuelle Assistenten
Die nachfolgenden 100 Aufgaben sind nur ein grober Querschnitt, was du an eine Virtuelle Assistentin auslagern kannst. Tatsächlich gibt es noch viele weitere Tätigkeiten und Bereiche, die du problemlos einer VA überlassen kannst.
Natürlich kannst du nicht alle diese Aufgaben an dieselbe Virtuelle Assistentin outsourcen, da auch VAs – wie du selbst – Spezialgebiete und Lieblingsaufgaben haben. Aber im „schlimmsten Fall“ verschafft dir eben ein kleines Team an Virtuellen Assistenten die nötige Entlastung in den gewünschten Bereichen.
Allgemeine Büroaufgaben
- Recherchearbeiten
- Anlegen/Pflegen Kundendatenbank
- Datenerfassung/-aktualisierung
- Kalender-Management
- Terminvereinbarungen
- E-Mail-Management
- Korrespondenz
- Digitale Dokumentenablage
- Erstellen/Formatieren von Excel-Tabellen
- Erstellen von Präsentationen
- Erstellen/Bearbeiten von PDFs
- Korrektorat/Lektorat
- Transkription
- Übersetzungen
- Erstellen von Besprechungsunterlagen
- Koordination und Führen von Virtuellen Teams
Buchhaltung
- Erstellen von Rechnungen
- Anlegen/Ausführen von Überweisungen
- Kontrolle/Auswertung von Zeitkonten
- Kontrolle der Zahlungseingänge
- Korrespondenz mit dem Steuerberater
- Vorbereitung der Steuererklärung
- Vorbereitung der Umsatzsteuervoranmeldung
- Rechnungsprüfung
- Anfordern von Belegen
Bewerber-Management
- Verfassen von Stellenbeschreibungen
- Vorauswahl der Bewerbungen
- Terminieren von Vorstellungsgesprächen
- Fahrkostenabrechnung von Bewerbern
- Verfassen/Versenden von Absagen
Kundensupport
- (Technischer) Produkt-Support
- Reklamations- und Beschwerde-Management
- Erstellen von FAQs
- Bearbeitung von Kündigungen, Vertragsänderungen
Social Media
- Erstellen eines Redaktionsplans
- Erstellen/Planen von Posts
- Teilen neuer Inhalte
- Community Management
- Pflege von Profilen
- Konkurrenzanalyse
- Erstellen von Werbekampagnen
Online- und Offline-Marketing
- Pinterest-Management
- Erstellen von Werbe-Grafiken
- Einrichten von Newsletter-Tools und Autorespondern
- Einrichten von Sales-Funnels
- Erstellen/Versenden von Newslettern
- Bearbeiten von Abonnenten-Listen
- Recherche und Erstellen von Gastartikeln
- Erstellen/Organisation von Online-Kursen und Webinaren
- Erstellen/Formatieren von E-Books
- Pressearbeit
- Produktversand an Presse/Influencer
- Bestellen von Printprodukten wie Flyern, Visitenkarten,…
Veranstaltungen und Events
- Versand der Einladungen
- Pflegen der Teilnehmerliste
- Korrespondenz mit Teilnehmern
- Anmeldebestätigung/Ticketversand/Rechnungsversand
- Recherche/Buchung von Locations
- Organisation des Caterings
- Erstellung von Unterlagen
- Bestellung/Anmieten von Materialien und Equipment
- Hotelbuchungen
- Event-Marketing
Podcasts
- Schneiden und Optimieren
- Hinzufügen von Intro und Outro
- Konzepterstellung
- Transkription
- Erstellen der Shownotes
- Hochladen auf den Server
- Erstellen des Blogposts
- Erstellen des Audiogramms
- Erstellen von (animierten) Grafiken für Social Media
- Terminvereinbarung mit Interview-Partnern
Grafikdesign
- Logoerstellung
- Bildbearbeitung
- Erstellen von Grafiken für Website und Social Media
- Gestaltung von Printmedien
Webdesign
- Erstellen/Betreuen einer Website
- SEO-Optimierung der Website
- SEO-Optimierung von Artikeln und Seiten
- Keyword-Recherche
- Erstellung von Landingspages
- Einbinden/Melden von VG Wort
- Auswertung von Google Analytics
- Einbinden von externen Diensten
E-Commerce
- Warenbestellung
- Anfordern von Produkt-Mustern
- Korrespondenz mit Herstellern/Lieferanten
- Erstellen von Produktbeschreibungen
- Optimierung von Produktseiten
- Amazon FBA
- Datenaktualisierung (Produkte, Preise,…)
Persönliche Aufgaben
- Planung/Buchung von Reisen
- Kalender-Management inkl. Erinnerung an Ereignisse
- Recherche/Bestellung von Geschenken
- Versand von Geburtstagsgrüßen/Geschenken
- Terminvereinbarung für private Dinge (Arzt, Handwerker,…)
- Besorgen von Tickets für Veranstaltungen
- Tischreservierung in Restaurants
- Prüfung von Versicherungen
Fazit: 100 Aufgaben outsourcen für deinen Unternehmenserfolg
Die 100 Aufgaben erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Ganz im Gegenteil ist es – wie bereits erwähnt – nur ein Ausschnitt der möglichen Aufgaben, die an eine Virtuelle Assistentin ausgelagert werden können.
Weitere denkbare Bereiche wären zum Beispiel Kundenakquise, Controlling, Projektmanagement oder auch die Verwaltung von Immobilien und Ferienwohnungen.
Du siehst, dass die Möglichkeiten des Auslagerns fast grenzenlos erscheinen. Mache dir einmal Gedanken, welche deiner täglichen Zeitfresser sich für ein Outsourcing eignen und schaffe dir mehr produktive Zeit für die wirklich wichtigen Dinge.